การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมผังบัญชีเมนู Enterprise Manager > GL Setup > กำหนดรหัสผังบัญชี จะต้องสร้างบัญชี เช่น
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมข้อมูลเจ้าหนี้ เมนู Enterprise Manager > AP Setup > กำหนดรหัสเจ้าหนี้
ขั้นตอนการบันทึกรายการธุรกิจนำเข้า
2. เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับใบเสนอราคาจากผู้ขายฝ่ายจัดซื้อจะทำการยื่น เอกสารสั่งซื้อโดยแนบเอกสารต่าง ๆเพื่อขอหัวหน้าส่วนจัดซื้ออนุมัติในเอกสาร (ขั้นตอนนี้จะไม่มีการบันทึกลงใน โปรแกรม)
5. ทาง Shipping จะจัดทำ เอกสารขาเข้าเพื่อการผ่านพิธีการต่าง ๆ นำมาให้ฝ่ายจัดซื้อเมื่อ ดำเนินการเรียบร้อย และทราบจำนวนเงินค่าภาษีอากรนำเข้า ตลอดจนค่าระวางขาเข้า ค่าประกันภัยและอื่นๆ ที่จำเป็น เมื่อฝ่ายจัดซื้อทราบรายการเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายนำเข้าก็จะนำเอกสาร ต่างๆ มาให้ฝ่ายการเงินเพื่อดำเนินการจ่ายต่อไป
6. เมื่อบันทึกซื้อเรียบร้อยแล้ว สินค้าจะถูกบันทึกเข้าคลังโดยอัตมัติ จากนั้นบัญชีจะยื่นเอกสารไปยังฝ่ายคลังเพื่อแจ้งว่าจะมีสินค้าเข้า จากนั้นฝ่ายคลังจะออกเอกสารการรับสินค้าเข้าเมื่อได้รับ ของ กลับมายังฝ่ายการเงินและฝ่ายจัดซื้อ เป็นเอกสาร T/R เพื่อรอการตัดบัญชี
(สำหรับขั้นตอนนี้ไม่มีการบัญทึกรายการลงในโปรแกรม)
7. หลังจากรับสินค้าที่ซื้อเรียบร้อยแล้วให้นำยอดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นไม่ว่า จะ เป็นค่าธรรมเนียม หรือค่าระวางในการขนส่ง ไปปรับปรุงค่าใช้จ่ายหรือเพิ่มต้นทุน โดยบันทึกที่เมนู Purchase Order > PO Data Entry > Landed Cost
8. กรณีมีภาษีซื้อ ให้นำไปบันทึกเฉพาะค่าภาษี ที่เมนู General Ledger > GL Data Entry > รายการรายวัน ให้ทำการกรอกรายการบันทึกลงไปที่หน้าจอ เพื่อให้แสดงเข้ารายงานภาษี
9. เมื่อเอกสาร T/R ได้รับอนุมัติแล้วฝ่ายการเงินจะจัดทำ Cheque หรือ แบบฟอร์มเพื่อการโอนเงินเพื่อลงนามอนุมัติ เมื่อชุดจ่ายได้รับอนมัติแล้วจะนำส่ง Cheque ให้กับธนาคารที่รับ T/R และ ติดตามถามใบเสร็จรับเงิน หรือใบแจ้งหนี้หักบัญชีจากธนาคารซึ่งขั้นตอนนี้อาจจะมีผลต่างจากอัตราแลก เปลี่ยนก็จะบันทึก เป็นกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนพร้อมกับบันทึกโอนเงินการบันทึกไปที่ เมนู Accounts Payable > AP Data Entry > หน้าต่างจ่ายชำระหนี้