วัตถุประสงค์
1.จัดการเตรียมชื่อโครงการธุรกิจก่อสร้าง
2.กำหนดผังบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย ต้นทุนก่อสร้าง เช่น ลูกหนี้โครงการ งานระหว่างก่อสร้าง วัสดุก่อสร้าง ค่าก่อสร้างเรียกเก็บตามสัญญา รายได้ค่ารับเหมาก่อสร้าง ค่าวัสดุ ต้นทุน เงินเดือน ค่าแรง ค่าเบี้ยเลี้ยง
3.กำหนดรหัสคลังสินค้าตามชื่อโครงการ
4.สามารถกำหนด เจ้าหนี้ ลูกหนี้ สินค้า บริการ ค่าใช้จ่าย
5.สามารถจัดการบันทึกการรับเข้า เบิก คืน สินค้า
การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น สำหรับบันทึกบัญชีแบบ Periodic
ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมชื่อโครงการ กำหนดที่ ระบบ Enterprise Manager >General Setup>กำหนดรหัส Job
| บัญชี |
หมวด |
เลขที่บัญชี |
| ลูกหนี้โครงการ |
สินทรัพย์ |
11300-01 |
| งานระหว่างก่อสร้าง |
สินทรัพย |
11310-02 |
| วัสดุก่อสร้าง |
สินทรัพย |
11310-03 |
| ค่าก่อสร้างเรียกเก็บตามสัญญา |
หนี้สิน |
21610-11 |
| รายได้ค่ารับเหมาก่อสร้าง |
รายได้ |
42000-01 |
| ค่าวัสดุก่อสร้าง |
ค่าใช้จ่าย |
53100-01 |
| ต้นทุนก่อสร้าง |
ต้นทุนก่อสร้าง |
53100-00 |
| เงินเดือนและค่าแรง |
ค่าใช้จ่าย |
52000-01 |
| ค่าเบี้ยเลี้ยง |
ค่าใช้จ่าย |
52000-05 |
|
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดคลังสินค้าตามชื่อโครงการ โดยกำหนดที่ระบบ
Enterprise Manager > IC Setup>กำหนดรหัสคลังสินค้า และกำหนดรหัสที่เก็บสินค้า
กำหนดรหัสที่เก็บสินค้า
ขั้นตอนที่ 4 เตรียมข้อมูลเจ้าหนี้ กำหนดที่ระบบ Enterprise Manager > AP Setup>กำหนดรหัสเจ้าหนี้
ขั้นตอนที่ 5 เตรียมข้อมูลลูกหนี้ กำหนดที่ระบบ Enterprise Manager > AR Setup>กำหนดรหัสลูกหนี้
ขั้นตอนที่ 6 เตรียมข้อมูลวัตถุดิบกำหนดกลุ่มบัญชีวัตถุดิบที่ ระบบ Enterprise Manager > IC Setup > กำหนดรหัสสินค้า และการกำหนดใส่รหัสผังบัญชี
ขั้นตอนที่ 7 เตรียมข้อมูลสินค้าบริการ กำหนดที่ระบบ Enterprise Manager > IC Setup > กำหนดรหัสสินค้าบริการ และการกำหนดรหัสผังบัญชี
ขั้นตอนที่ 8 เตรียมข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ระบบ Enterprise Manager > General Setup > กำหนดรหัสค่าใช้จ่าย โดยกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องนำมาใช้ในการบันทึกรายการ เช่น เงินเดือนและค่าแรง, ค่าเบี้ยเลี้ยง เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 9 การกำหนดรูปแบบเอกสารที่จำเป็นต้องใช้เพิ่มเติม กำหนดที่ระบบ Enterprise Manager > General Setup > กำหนดเลขที่เอกสาร เช่น ระบบ Sale Order ,กำหนดเอกสารเชื่อม GL และกำหนดงวดบัญชี
กำหนดเอกสารเชื่อม GL
กำหนดงวดบัญชี
ขั้นตอนในการบันทึกรายการรายวันธุรกิจก่อสร้าง
1. บันทึกซื้อวัตถุดิบที่ระบบ Purchase Order > PO Data Entry > ซื้อเชื่อ โดยระบุ Job และคลังเป็น HO และ ตรวจสอบการลงรายการ
2. โอนย้ายวัตถุดิบจากคลังสำนักงานใหญ่ เข้าโครงการการก่อสร้างที่ บางนาทาวเวอร์ โดยบันทึกที่ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > โอนย้ายสินค้า ออกคลัง เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่ามีวัตถุดิบคงเหลือในแต่ละโครงการเท่าใดรวมทั้งปริมาณวัตถุดิบ คงเหลือในสำนักงานใหญ่
3. โอนสินค้าเข้าที่บางนาทาวเวอร์ โดยบันทึกที่ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > โอนย้ายสินค้าเข้าคลัง โดยสามารถคลิกปุ่ม IC List เพื่ออ้างอิงเอกสารจากหน้าจอโอนย้ายสินค้าออกมาบันทึก
หมายเหตุ
สามารถอ้างอิงเอกสารมาทำการบันทึกได้บางส่วน โดยสามารถแก้ไขที่ช่องจำนวน
4. บันทึกเบิกวัตถุดิบเข้าโครงการที่ ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > ใบเบิก โดยจะมีรายการเอกสารให้เลือก เช่น เบิกใช้ หน้าจอนี้จะมีผลต่อการลดคลังทันทีที่มีการบันทึกรายการ และจะแสดงในรายงาน IC
5. บันทึกรับคืนสินค้าจากการเบิก ที่ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > รับคืนจากการเบิก หน้าจอนี้จะมีผลต่อการลดคลังสินค้าทันทีที่มีการบันทึกรายการ โดยสามารถบันทึกโดยตรงที่หน้าจอ หรือจะอ้างอิงเอกสารจากใบเบิกมาบันทึก โดยคลิกที่ปุ่ม IC List ของหน้าจอรับคืนจากการเบิก
หมายเหตุ
หากมีการอ้างอิงเอกสารจากใบเบิกมาทำการบันทึกที่หน้าจอดังกล่าว ให้ทำการเลือกรายการเอกสารให้ตรงกับรายการเบิกด้วย เพราะจะมีผลให้ไม่พบเอกสารใบเบิก
6. บันทึกค่าใช้จ่ายที่ ระบบ Account Payable > AP Data Entry > ตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ และจะแสดงการลงบันทึกบัญชี
7. บันทึกจ่ายชำระหนี้ ที่ระบบ Account Payable > AP Data Entry > จ่ายชำระหนี้ เพื่อเป็นการตัดหนี้สามารถอ้างอิงเอกสารมาบันทึกได้มากกว่า 1 เลขที่เอกสาร และสามารถตรวจสอบการลงบัญชีที่ Tab GL
8. บันทึกขายเชื่อ เพื่อเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาที่ ระบบ Sale Order > SO Data Entry > ขายเชื่อ และแสดงการบันทึกบัญชีที่ Tab GL
9. บันทึกรับชำระหนี้ เพื่อเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาที่ ระบบ Account Receivable > AR Data Entry > รับชำระหนี้ และตรวจสอบการบันทึกบัญชีที่ Tab GL
10. บันทึกรับรู้รายได้ ณ วันสิ้นงวดบัญชี โดยบันทึกที่ ระบบ General Ledger > GL Data Entry > รายการรายวัน